スケジュール管理は手書きとデジタルの併用

自由度の高い手書き、手軽なスマホ、厳密で正確なExcel。

スケジュール管理はこの三つを併用しています。

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スケジュールには幅がある

スケジュールには大まかなものから厳密なものまで幅があります。

1カ月、2カ月、あるいはもっと先のスケジュール。

週単位でのスケジュール。

日単位、時間単位のスケジュール。

このすべてを一つのツールでカバーするのはなかなか困難です。

スケジュール管理で一般的なものは手書きの手帳。学生時代から市販のものをいろいろ試しました。
2005年から糸井重里さんのほぼ日手帳を使い始め、いまだに使っています。長らくこれ一冊でやってきましたが、デジタルツールを組み合わせることで手書きの手帳の欠点を補完しています。

スマホのアプリはEvernoteとFastever2。
ExcelはTask Chute(タスクシュート)という市販のソフト。

大まかなものから厳密なものまで、スケジュールはすべてこれらのツールで網羅しています。

スケジューリングの流れ

月間スケジュール

大まかなスケジュールはまずほぼ日手帳の月間カレンダーへ。研修やセミナー、アポ、外出などで日にちが確定しているものはまず月間カレンダーへ書き込みます。

グーグルカレンダーやMocaなど、スマホやPCでも月間カレンダーは使えますが、手書きにしています。今のところスケジュールを誰かと共有する必要もなく、入力も面倒なので気軽に手書きするのが楽です。

月間カレンダーに書くことで1カ月の予定を一覧でき、後々確認したいときもインデックス代わりになります。

週間スケジュール

これらの予定や、もう少し具体的な予定、例えば○○の書類を書く、病院を予約する、A社のデータを入力する、銀行へ行く、など。それをほぼ日手帳のオプションのバーチカルカレンダーに書き込みます。書き込むのは毎週土曜日と決めています。
1週間で見開きになっているもので、別売となっています。薄いので手帳本体に挟んでおくことができます。

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これを毎朝見て、その日やることを俯瞰します。1週間単位で一覧できるので、日ごとの調整も容易です。

1日のスケジュール

さらにその日の予定をTask Chute(タスクシュート)というExcelを使った市販のソフトに落とし込みます。毎朝、手帳のタスクから時間を見積もって入力。これで時間単位のスケジュールが完成です。

また、タスクシュートは繰り返しのタスクが設定できます。毎週やるタスク、月1回やるタスクなどをあらかじめ設定できるのでうっかりもれることがありません。

なお、タスクシュートにはスマホ版の「たすくま」と、最近発売されたクラウド版もあります。

Taskuma -- TaskChute for iPhone -- 記録からはじめるタスク管理

 

これで月→週→1日・時間の流れができました。

思いついたスケジュール

やるべき事を急に思いつくことがあります。手帳が傍にあれば書けますが、いちいち開いたり、またカバンから出すのも面倒なときがあります。

そんなときはスマホのアプリ、Fasteverに即刻書き込みます。

Evernoteに直接書き込んでも良いのですが、Evernoteは立ち上げてから書き込むべきノートを画面に出すまで若干時間が掛かり、じれったくてイライラしたり、電撃的に頭に浮かんだことを忘れてしまったりします。

そんなときはこのFastever2なら、一瞬で空白のノートが立ち上がりますのでストレスなく使えます。

書き込んだノートを見るのはEvernoteなので、単体では使えません。Evernoteとセットで使います。

日記代わりのページ

ほぼ日手帳は1日1ページが割り当てられています。時間軸も印字されているのでスケジュールや日記に使えますが、マス目が小さく、細かいスケジュールには向きません。私はその日の出来事を大まかに書いています。
たとえば「風邪気味でのどがいたい」「駅前のファミマがなくなった」「宮地ゆきお、神野ミエを殴って逮捕」などと他愛もないことをメモ書きしており、あとで見返してネタにしたり、今後を予想してみたり、といろいろ使っています。

まとめ

手帳とアプリとExcel、3つも使っていて複雑、ややこしい、と思われるかも知れませんが、流れを作ってしまえばとても楽です。重複やもれもなく、記録も残ります。

 

◆◆あとがき◆◆

女子レスリング金メダルの土性選手

9/19に出身地の松阪市でパレードがあるようです。