とりあえず何でもコピーをやめてみる・ペーパーレスは気持ちいい

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コピー・印刷を我慢すれば快適世界へ

紙はたまっていく。
「とりあえず印刷しておくか」
「とりあえずコピー取ります」
この繰り返しが膨大な紙のストックや廃棄を生む。
整理に時間を取られ、積まれた紙を見て憂鬱な気分になる。

ペーパーレスを強く意識し始めて約1年半。環境は大きく変わり、自由と解放感を感じている。 予想以上に快適になった。

分厚くて重いファイルを棚から手に取り、机に運ぶ。狭い机の上に書類を広げ、重ね、めくる、探す。いや、思い出しただけでも苦痛である。もう紙をためる生活には戻れない。

変えようと思う心が必要

ペーパーレスを実現するためには我慢と自制が必要で「とりあえずコピー、とりあえず印刷」をやらないという、ちょっとした意志が必要だ。

長年紙と鉛筆に慣れ親しんでいると、ついついコピーや印刷をしてしまう。

「ポカヨケ」という言葉があるが、これは工場などで人為的なミスを防ぐため、仕組み化したり装置に組み込んだりすることだそうである。
ペーパーレス化もポカヨケに倣い、コピーや印刷しなくても済む仕組みや環境を作ることから始めるのがよいのではないか。

環境を整えよう

私が取り組んでいることは次の通り。

デュアルモニタ

まずは書類を広げなくてもいいように、PCのモニタは最低二つほしい。
何から取りかかるかと言えば、まずこれだろう。
モニタアームも使えばさらに便利!↓ 
 
 
チェックやデータ入力も、紙の資料なしで進めることができる。
 

クラウドストレージ

紙の資料をなくすためにはデータで保管する必要がある。PCのハードディスクに保存ではなくクラウドストレージを利用したい。場所や端末を選ばないというのはストレスからも解放される。

Dropbox

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Dropboxは外付けハードディスクの様な感覚で使い、Evernoteはその名の通りノート感覚で使っている。

ファイリングシステム、検索

データファイルはなるべくフォルダを使わず保存。一見整理されていないように見えるが「コウモリ問題」を防ぐことができる。
コウモリは鳥に分類するのか、獣に分類するのか?
同様にこのファイルはAフォルダに入れるかBフォルダに入れるか? 
考えた末にAフォルダに入れたもののそれを忘れてしまったら・・・結局すべてのフォルダを開いて見に行かねばならない。なおかつフォルダを何層もの階層にしていたら、それはもうストレスがひどい。 

・ファイルの名前を工夫して自分のわかりやすい順序に並べる
・最近使ったファイルが上に来るようにする
など、検索に工夫すればフォルダはいらない。

スキャナアプリ

どでかいスキャナはもういらない。スマホでスキャンしてクラウド保存。スマホだと画面が小さくて見えないなんて言いっこなし。PCで閲覧・編集して下さい。
スキャンしたら紙の資料は廃棄! 

↓こちらの無料アプリを使えばEvernoteに即時連携できる。もちろん直接メールに添付したり、Dropboxに保存できたりする。

Evernote Scannable

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PDFをAcrobat Readerで編集

WindowsならPDFファイルはAdobe Acrobat Readerで編集。

キャプチャ2−2

入力と署名を選択するとテキスト入力や点やチェックマークを付すことができる。

PDFをiPadで編集

PDFファイルをDropboxからiPadに取り込み、ApplePencilで書き込み、チェック。

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使用しているアプリはこちら↓

UPAD 3

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PDFを結合、並べ替え

MacならPreviewで。
Windowsならこちら↓ 並べ替え、回転、結合が視覚的にできて使いやすい。

 

少しの自制心で快適世界が拓ける

紙をなくすには少しの努力と自制心が必要だ。ついつい慣れたやり方に戻ってしまう。

紙をなくせば、
・紙をめくる、探すといった作業がなくなる
・紙の保管について悩まなくなる
・重い紙ファイルを持ち運びしなくてよくなる
・机の上がいつもすっきり
これらを経験すると思った以上に紙がストレスだったことがわかる。 

その他、紙を増やさない努力として、FAXを使わないこともポイント。以前からある複合機にFAX機能はあるのだが、
・番号を名刺に載せない
・受信を断る
といった対応をしている。 

自分に強制力をかけないと変わるのは難しい。しかし、少しの努力で快適な世界が得られることもある。