IT化の第一歩、まずEvernoteとDropboxから始めよう

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業務をIT化したいが何をどうすればいいかわからない。

ペーパレスと言うが紙の代わりに何を使えばいいのかわからない。

まずは無料のクラウドアプリ、Evernote と Dropbox から始めることをおすすめします。

 

現状、何が問題か

IT化する目的は何か?何が問題なのか?

・ExcelやPDFなどのファイルがあちこちのPC(自宅、職場など)に入っている

・PCから印刷した書類をすぐ失くしてしまう

・書類が増えすぎて管理に困る

・メモ帳や手帳を持ち歩いたり、いちいち取り出してメモするのが煩わしい

・メモはしたものの、どこに書いたか探せない

・社内外の人とファイルを共有したい

・データのやりとりの際、USBメモリを手渡ししている

など

これらはEvernoteやDropboxを使えば解決できることは多いです。

 

Evernoteで何をするのか

Evernoteを一言で言うならクラウドメモ帳です。

文章のメモ、写真、音声など、気になったこと、ものはすべてEvernoteのなかに放り込みます。

クラウドのメリットは、

「保存は一カ所、かつ複数端末からアクセス」

です。

職場、自宅のPC、自分のスマホ、Padなどにこれらのアプリを入れておけば、どこからでもアクセスできます。

思いついたことやアイデアは浮かんでは消えていくので、頭に浮かんだらすぐにスマホのEvernoteに音声メモをします。

実際にはEvernoteと連動するアプリ、Fasteverを使う場合が多いです。

FasteverはEvernoteより立ち上がりが早く、その名の通り素早くメモしたいときに便利です。スマホに入れておくと時と場所を選ばずメモすることができます。

私はEvernoteを買い物メモとしても使っています。シャンプーやサラダ油が切れかけたらFasteverにメモ、あとで買い物ノートにまとめ、スーパーではスマホでEvernoteを見ながら買い物です。

Evernoteは仕事もプライベートも関係なく、幅広く使えます。

 

Dropboxで何をするのか

DropboxはEvernoteに比べ機動力では劣りますが、手軽にファイル共有が可能です。

個人で使うなら外付けハードディスクとして、社内の複数人で使うならサーバーとして、お客様や友人など、外部の人と使うなら書類や音声ファイルのやりとりなど。

USBメモリやCDRなどを手渡しでやりとりしたり、メールに添付でやりとりしなくても済みます。

こちらもPC、スマホからアクセスできます。

 

少しづつ使ってみよう

新しいことを始めるには心理的、時間的ハードルがあります。

まずはPCやスマホにこれらのアプリをインストールするだけでも。

その後、ゆっくりじっくり試していけば良いと思います。

 

 

◆◆あとがき◆◆

昨日はあるお客様のIT化が大きく前進。

また別件でお客様の紹介をいただきました。

非常にありがたいです。