現金出納帳をExcelで作るならテーブルを使おう

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この記事の対象者 Excelで出納帳を作りたい経理担当者

Excel現金出納帳はテーブルで!

Excelで現金出納帳を作るなら「テーブル」という機能を使うと圧倒的に便利である。
というより、テーブルを使わないと圧倒的に不便であり、使わないという選択肢はない。

なぜテーブルを使うのか

Excelで一から表を作ろうとすると意外と面倒くさいものである。
罫線を引いたり、セルの結合をしたり・・・

しかし「見た目に凝れば凝るほど後から直しづらくなる」という経験はないだろうか?

・行や列を挿入したら罫線がつながらなくなった
・セルを結合したために表の変更がしづらい
・ 複雑な表にしてしまい、入力しにくい
など・・・

最初に書式を設定しすぎると、実は使い勝手のよくない表ができてしまうのだ。

その結果、
入力するのが億劫になる → 経理作業がたまる → ますますイヤになる
という悪循環におちいってしまう。

それらを解決するため、テーブルは一役も二役も買ってくれる。

テーブルとはどんなもの?

テーブルとはこういったものである↓
キャプチャ12

テーブルの主な機能として、

・数式を勝手にコピーしてくれる
・TABキーで自動改行&新規行作成
・追加、挿入、コピペがラク
・四角いデータが作れるため、汎用性が高い

などがあげられる。

見出しや行ごとに色がついているが、これはテーブルの自動的な機能だ。
わざわざ時間をかけて凝った表を作る必要はない。
簡単に作れて高機能なのがテーブルというものなのだ。

ではどのように作ればよいのかを確認していこう。

具体的な作り方

テーブルの大枠を作る

まずは見出し行の作成。
ここだけは最初に自分で作っておく必要がある。 
以下の画像のように1行目に入力項目を入れていこう。 
キャプチャ1

次にカーソルを1行目の項目に置いた状態で ctrl+T を押す。
(またはリボンから、挿入→テーブルでもOK)
キャプチャ2 

すると上のようなメッセージが出るので、
「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れてEnter。

このような見た目になる。これがテーブルだ。
キャプチャ3

いろいろなバリエーションがあるのでお好みのものを選ぼう。
スクリーンショット 2017 04 17 20 14 38

数式を設定する

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現金出納帳の場合、数式を入れるのは「残高」の項目だけでよいはずだ。
2行目は繰越残高を入れたいため、3行目に数式を入れる。

セルF3にカーソルをもっていき
=F2+D3ーE3
と設定しよう。

繰越+入金ー支出という式である。
テーブルの場合、数式でセルを指定すると[@入金]や[@出金]と表示される。 これが下の行にも自動でコピーされる。

ここまでの状態だとエラー表示だが、
キャプチャ8

 2行目の残高に数値を入れると3行目に計算結果が反映された。
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試しに「入金」と「支出」に金額を入れ、計算結果を確認する。
F列でTABキーを押せば次の行が自動生成される。
数式もコピーされていればOKだ。
横移動はTABキーを使うクセをつけると操作が早くなる。 
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日付の書式を設定する

日付らんもなるべくラクに入力できるように設定しよう。
書式設定を「日付」にしておくと入力がスムーズだ。

テーブル内のA列にカーソルをもっていき、
ctrl+スペースで列選択。
キャプチャ11 

ctrl+1で「セルの書式設定」を呼び出し、「日付」を選んでおこう。
スクリーンショット 2017 04 17 20 17 46

日付の入力は、4月18日であれば
4-18
とか
4/18
と入力すればExcelが日付と認識し、設定したとおりの表示形式で表示してくれる 。
(入力する年をまたぐときは注意・・・月日だけでなく年から入れないとすべて当年の日付になってしまう) 

その他やっておきたい設定

データの入力規制

Excelの入力で煩わしいのは日本語入力と英数入力の切替ではないだろうか。
現金出納帳なら「日付」や「金額」は英数、「摘要」は日本語と、両方使う必要がある。
これも列ごとにあらかじめ設定しておくとスムーズな入力が可能だ。 スクリーンショット 2017 04 17 20 19 42

英数を使いたい「日付」「入金」「支出」の列を選択。
データ → データの入力規制  → 「日本語入力」タブ → 「オフ(英語モード)」
と設定しておく。 

「相手先」「摘要」は「ひらがな」を設定しておこう。

これでいちいち入力モードを切り替える必要はなくなる。

3桁区切りカンマ

1000 → 1,000 と表示したいなら、メニューから選んでもいいが、ショートカットキーを覚えておくと楽だ。
ctrl+shift+1
で選択範囲の数字にカンマをつけることができる。

フォント

標準設定のフォント(字体)はMSゴシックだが、あまり美しくない。
好みもあるとは思うが私はメイリオやMeiryo UIを使っている。 

最低限覚えておきたいショートカットキー

キーボードとマウスをいちいち持ち替えるのは煩わしく、ストレスだ。
それに著しくスピード感を削ぐ。
エネルギーと時間の無駄である。

ショートカットキーをなるべく身体に覚え込ませて使うことをおすすめする。
テーブルで現金出納帳を”入力”することに特化するなら、次のものは覚えておきたい。

F2 セルの編集
ctrl+D 下へコピー
ctrl+C コピー
ctrl+X 切り取り
ctrl+V 貼り付け
ctrl+Z やり直し
ctrl+; 今日の日付
ctrl+方向キー データのあるセルへ移動
shift+方向キー 範囲選択
ctrl+shift+方向キー データの端まで範囲選択
shift+スペース 行選択 
sift+ctrl+; 行や列の挿入
ctrl+ー(-) 行や列の削除

 タッチタイピングの練習

タッチタイピングの習熟度合いは当然入力スピードに表れる。
毎日少しずつ練習すれば確実に早くなる。
練習の時間を取るか、遅いままでいいか、二択だ。

 まとめ

 Excelで現金出納帳を作るならテーブル機能を使おう。
いきなり凝った表を作ってはいけない。
テーブルを使えば罫線を引いたりセルの結合をしたり、色をつけたりする必要はない。 
+αでショートカットキーやタッチタイピングを練習すれば経理業務は見違えるように早くなる。